グループウェアを効果的に使い、タレントマネジメントをサポートするには

タレントマネジメントを導入し、運用していく中で、タレントマネジメントシステムは重要なツールとして位置づけられています。様々な特徴を持ったタレントマネジメントシステムがありますが、目標管理や評価における面談サポートやスキル診断で社員のスキルの見える化を行う機能がメインに据えられています。

タレントマネジメントを効果的に運用するには、日々のコミュニケーション、ちょっとした気づきやアドバイスをフィードバックするといった、上司と部下のみならず、社内におけるコミュニケーションをマネジメントすることが大切なポイントです。

今回は弊社タレントマネジメントシステム「あたりずむCampus」からコミュニケーションをマネジメントできる機能についてご紹介します。

タレントマネジメントで重要なコミュニケーションマネジメント

コミュニケーションマネジメントは、コミュニケーションという伝達手段によって適切な情報管理を行うプロセスを指します。皆さんも業務に関連するコミュニケーションを日々とり、仕事を進めてます。ご自身だけではなく、上司や部下、同僚のタスクに関する報連相、プロジェクトのステータス更新の共有、一緒に働く相手へのフィードバックの提供などが含まれます。

コミュニケーションの種類として、対面、書面、ビデオ会議のプラットフォーム上で行うもの、会議が挙げられます。リアルタイムで行う以外にも、メールや録画動画、プロジェクト管理ツールやチャットルールなどのプラットフォームを使って、非同期的に発生することもあります。

どのような業種であっても、自分とは違う他者とともに働くという場面において、コミュニケーションを取ることは重要な行為の一つです。しかし「ただ相手に伝えれば良い」というわけではなく、誰にどのようなタイミングで伝えるのか、相手に正確に伝わっているか、という点が非常に重要になります。

発信側がきちんと情報を伝達しているつもりでも、受け取る側に正確に伝わらなければ、後になって、ちょっとした認識のズレから重大なミスを招く結果に至ってしまう可能性もあります。

つまり「コミュニケーションはずれることが大前提」、「相手に伝わったこと=自分が伝えたこと」という認識を持ち、コミュニケーションの手段、相手に合わせたコミュニケーションの取り方を考えることが必要です。

優れたコミュニケーションには次のような特徴があります。

  1. 明確さを目指す

チャットメッセージ、メールの作成、とっさの返事など、場面を問わず、伝えたい内容を伝えたい相手に明確に伝達することです。

  1. 対立を生むのではなく、解消することを目指す

 コミュニケーションをとる目的は、問題の解決や、プロジェクトやタスクでのコラボレーションの促進です。問題点を指摘したりフィードバックを行ったりすることも職場における正しいコミュニケーションですが、目標は現状の改善であることを意識しましょう。

  1. 双方向である

職場におけるコミュニケーションはすべて、たとえどちらかが言葉を使ってコミュニケーションをとっていなくても、一方通行ではない情報の交換であり、表情や姿勢、リアクションもコミュニケーションのひとつです。

優れたコミュニケーションが生まれることで、以下のような効果が期待できます。

  1. 心理的安全性が高まり、社員の仕事への意欲と帰属意識を高める
  2. チームの賛同を得やすくなる
  3. 生産性が向上する
  4. 衝突が減り、健全な職場文化が生まれる
  5. 離職を防ぎ、離職率が低下する

近年はテレワークなど働き方が多様化し、対面でのコミュニケーションにとどまらず、オンラインでやりとりをする機会も増えつつあります。また、メールを始めチャットツールを活用し、テキストでコミュニケーションをとることが増えました。

タレントマネジメントでは、社員ひとりひとりの情報を見える化しますが、コミュニケーションのスタイルも見える化してみてはいかがでしょうか。
対面が好きな人、オンラインで顔出ししないのほうが安心する人、チャットでの会話が得意な人、会話の履歴を残したいためメールやテキストを重視する人、雑談を多めに取りたい人など、ひとりひとり心地の良い、安心するコミュニケーションのスタイルは違います。

特にタレントマネジメントの中では、目標設定やスキル診断の結果を上司と部下が面談を通して、コミュニケーションを取り、今後のキャリアを考える、評価という成績を合意するといった働く上で重要なテーマを話し合う機会があります。その際に、それぞれのコミュニケーションスタイルを知っておくことで、さらに心理的安全性が高まり、お互いに信頼関係をさらに深めることができます。

特に上司や人事担当者はこのようなコミュニケーションマネジメントを計画し、率先して部下から自身のコミュニケーションスタイルについてフィードバックを求める、チーム内のコミュニケーションルールを作るといった取り組みも行うと、チームのコミュニケーション、信頼関係が上がり、お互いに成長を支え合う組織に成長していくことが期待できます。

グループウェアのメッセージ機能を活用する

では、ここからは、弊社タレントマネジメントシステム「あたりずむCampus」からグループウェアであるキャンパス機能から2つ「メッセージ」と「グループ」について少しですが、ご紹介します。
このキャンパス機能は、仲間同士で支え合えるコミュニケーション環境を実現しています。

「メッセージ」では、1対1、1対多でのメッセージのやり取りができ、相手とのコミュニケーション履歴が残ります。いわゆるチャットですが、気にかけサプリメントを送ることができるのが大きな特徴です。気にかけサプリメントについては、別のブログでご紹介しますが、ざっくりお伝えすると、メンバーが仕事の進め方やスキルに不安や悩みを抱えていると感じたときに、上司や先輩から送るアドバイスとして、テーマに沿ったサプリ(動画コンテンツ)をメンバーに送ることができます。

「グループ」では、部署ごとにグループを作ることができるのはもちろん、社内での委員会活動、部活動といった他部署のメンバーと活動するグループも作成できます。資料の共有ができますが、単なるファイル共有機能ではなく、投稿者、グループメンバーがコメントを作成するコメント機能がついています。

他にも「事務局からのお知らせ」、「掲示板」がありますが、それぞれにコミュニケーションボタンがついており、相手の投稿へリアクションし、小さなフィードバックをお互いに与え合うことができます。

詳しくは、弊社あたりずむサイトをご覧ください。

グループウェアを効果的に使い、タレントマネジメントをサポートするには

タレントマネジメントの仕組みの中で、面談や1 on 1セッションを行うときに気をつけておきたいポイントを大きく2つにまとめました。

  1. コミュニケーションをどこでとるべきか、何を伝えるべきかを共通のルールを作る

対面、メールやチャットでのやりとり、チームコラボレーションツールなど、コミュニケーションが発生する場はさまざまです。職場でのコミュニケーションの効果を最大限に高めるためには、コミュニケーションのガイドラインを作り、適切な場所、方法で適切な内容を伝えるようにします。

会社に複数のコミュニケーションツールがある場合は、どのツールを使うべきか把握することがいっそう重要になります。

面談や1 on 1セッションは書面やテキストのみで行うことができず、やはり対面で行うことで望ましいです。オンラインで行うこともありますが、お互いの表情やボディーランゲージが見える状態で進めるのが理想的です。

  1. ストーリーではなく、事実を伝える

「事実 vs ストーリー」とは、Conscious Leadership Group の共同創立者、Diana Chapman 氏が推奨するテクニックです。ここでは、「事実」とは実際に起きたこと、いうなればその場に居合わせた全員が簡単に同意する物事を指します。一方、「ストーリー」はその状況に対するあなたの解釈です。

「事実はひとつ、解釈は無数」と言われるように、誰でも事実をもとにストーリーを創り出します。しかし、ストーリーと事実を分けて考え、自分の解釈と相手の解釈を検証して、双方で納得した事実を探すことが重要です。

グループウェアを使うとテキストがメインのコミュニケーションとなり、即時性や双方向性が疎外される、と思われがちですが、上記の2つのポイントを意識し、コミュニケーションのルールをチーム内で共有し、適切なタイミングで伝え方も工夫することで、十分解決できることです。
対面のみでしかできないではなく、テキストとのコミュニケーションも組み合わせることで、面談や1 on 1セッションも効果的に進めることができるのです。

まとめ

いかがでしたか?

働き方の多様化、働く人の多様性の中で働く私たち、加えて技術の進歩で様々なコミュニケーションの手段が出てきており、コミュニケーションは複雑化しています。

タレントマネジメントでは、社員ひとりひとりの情報を把握し、その人に合った業務や働き方をマネジメントしていきます。

そんな中で、一般的になりつつあるグループウェア、ここでは「あたりずむCampus」からメッセージやグループといったテキストを使ったコミュニケーションをご紹介しましたが、対面でのコミュニケーションと組み合わせることで、双方向性や即時性といった面もクリアできます。

すでにうまくコミュニケーションの手段を使い分け、効果的なコミュニケーション、チームでのコラボレーションを進めていらっしゃるかもしれません。今回のブログで新しい発見があれば、ぜひ実践してくだされば幸いです。

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