プロジェクトなどメンバーとともに仕事を円滑に進めるためには、従業員同士、業務内容によっては部門をこえて進捗をはじめ情報共有を行うことが大切です。しかし、コロナ禍になり、対策のためにリモートワークの導入などが進み、直接顔を見てコミュニケーションを取る機会が少なくなった今、コミュニケーション不足で問題が発生する前に企業側で対策を取る必要があります。
では、どのような方法があるのでしょうか。
今回は、部門間情報共有へのタレントマネジメント活用方法をご紹介します。
目次
部門間情報共有の手助けになるタレントマネジメントとは？
最近テレビのCMやタクシーの広告などでもよく耳にする「タレントマネジメント」。
さまざまな情報が見える化できるという事までは何となく理解できているけど、どんなものなのかいまいち理解できておらず導入に踏み切れないという声をしばしば耳にします。
ではタレントマネジメントがどのようなものなのか、始めにご紹介します。
タレントマネジメントとは1990年代にキャリアアップ型の経済成長が出来なかったアメリカで、CEOが将来の自分の後継者となる優秀な人材を確保するために「人材育成」ではなく、必要な能力を持った「人材確保」を主とする考え方が広まりうまれました。
しかし、優秀な人材のみにフォーカスを当てた人材育成方法は全社員のモチベーションの維持には向いておらず、確保した優秀な人材も含め長期的な人材育成を行うことが出来ませんでした。そのため、全従業員に改めて視点を向けざるを得なくなりました。
そこで、全従業員のスキルや能力、経験を見える化して一元管理し、その情報を人材の「採用」「配置」「評価」「育成」に最大限に活用して企業の掲げている目標を達成するというマネジメント手法へと変化しました。
今まで個人や部門ごとに管理されていた情報がタレントマネジメントを導入し一元管理されることにより、他部門の情報を知ることが出来たり、部門間情報共有を行いやすい環境作りをすることが出来るようになるのです。
部門間情報共有を行うためにタレントマネジメントで管理するべき4つの項目
先日とある企業の部長から相談がありました。
「うちの会社の場合、様々な経験をしてほしいと定期的に人事異動があるのです。しかし、あまりかかわりのない部門から移動してきた従業員の場合、今までどのような仕事をしているかわからず、どんな仕事を任せればいいか正直悩むんですよね。他のプロジェクトのマネージャーからはやりたいことが出来なくて退職した従業員がいるという話も聞いたので、そのような事態を避けるためにはどうしたらいいのか、対応策を考えています。」
そこで今回はタレントマネジメントをお勧めしたところ、「導入するとどのような情報を管理しておくべきなのか？」というご質問を受けました。
そこで今回は基本的な4項目をご紹介します。
- 従業員の基本情報
年齢や今までの所属先、役職、入社日など従業員の基本的な情報が該当します。上記企業のように定期的な人事異動による所属変更や役職の変更等はどこの企業でも考えられるため、都度情報の更新が必要になります。
- スキルや実績に関する情報
業務を通じて得た専門知識や技術、獲得した資格、マネジメント能力といったヒューマンスキルが該当します。転職前前のキャリアに関する情報や、他部門での成果やそれに対する評価などを記載してもらうことにより、新しい部門に配属になった際にも正しい人材配置を行うことが出来ます。
- 勤怠に関する情報
遅刻・早退・欠勤などの勤怠状況や残業時間などの情報が該当します。勤怠情報と成果を照らし合わせて業務の生産性や改善につなげることが出来ます。毎日残業が続いている場合は、従業員に対してタスクが過剰となっており、負担の多い状況が続くと離職につながる場合もあるため、定期的に情報の分析を行いましょう。
- 性格や価値観に関する情報
従業員の性格や考え方、価値観などの情報が該当します。なぜ会社・仕事を選んだのか、これからどのような人材に成長したいのか、何が仕事に対する原動力となっているのか、従業員の性格や価値観が影響しやすい部分を把握しておくことにより、従業員の望む労働環境の提供を行うことが出来ます。
また入社当時に描いていた目標が仕事を通じて変化する場合もあるため、上司との面談等を設け定期的に確認を行う必要があります。このような項目の見える化を行うことにより、従業員の様々な情報を把握することが出来ます。
それにより突然の人事異動があったとしてもタレントマネジメントを通じて部門間情報共有が出来ていれば、今までどのような仕事をしてきたのか、これからどのような業務に取り組んでいきたいのか最適な人材配置や人材育成を行うことが出来るようになり、従業員のモチベーションの向上、さらには離職率の低下にもつながるのです。
部門間情報共有を促進するためのタレントマネジメント情報の活用
ここまで説明を行うと、さらに部長からこんな質問を受けました。
「タレントマネジメントを活用することによって従業員の様々な情報が見える化できるようになるのはわかりましたが、それをどのように活用するのがよいのかまだイメージがわきません。タレントマネジメントを導入して集めた情報をどのように活用できるのかいくつか教えていただけませんか？」
確かにタレントマネジメントを導入することが目的になってしまって集めた情報の活用がうまくできなかったり、最初に情報を集めたことで満足してしまってそこから情報を更新しておらず本来の導入目的が果たせていないといった事例も耳にします。
今回はタレントマネジメントのデータを活用するとどのようなものが管理できるのかを3つご紹介します。
- 目標管理
社員ごとやプロジェクトごとの目標設定や進捗状況、目標達成率やそれに対する評価などを管理することが出来ます。プロジェクトが複数の部門にまたがっている場合も、それぞれの作業がどこまで進んでいるのか部門間情報共有をスムーズに行うことが出来るのです。
- 人材育成管理
「企業の目標達成のために必要な人材」と「従業員の現状」の情報を見える化することにより、どのような人材育成を行うべきなのかを明確にすることが出来ます。育成を行うにあたり、必要に応じて研修を割り当てたり、部門異動を行ったりすることが出来ます。受け入れる側も、どのような人材が異動してくるのか、どのような目的があるのかなどを事前に把握しておくことにより円滑なコミュニケーションができると同時にスムーズに環境に溶け込めるような環境作りが出来るのです。
- さまざまなデータの管理
従業員の基本データやプロジェクトでの実績などのデータなど、タレントマネジメントを活用して集めたデータを用いて今後のプロジェクトの人材配置などのシミュレーションを行うことが出来ます。新しいプロジェクトが始まる際にも、過去に類似したプロジェクトの実績を用いて人材配置を行ったり、過去に行ったプロジェクトを再始動する際にもっと効率よく進めるためにはどうしたらよいのかなどをデータから分析することが出来ます。この時に他部門の情報も確認することが出来るため、必要に応じて部門間情報共有を行い、必要情報を集めることが出来るのです。
まとめ
いかがでしたか？
1990年代にアメリカで提唱され、環境の変化とともに変わってきたタレントマネジメント。
タレントマネジメントを活用して管理する項目として、下記の4つがあげられます。
- 従業員の基本情報
- スキルや実績に関する情報
- 勤怠に関する情報
- 性格や価値観に関する情報
またタレントマネジメントで見える化された情報を活用して管理できるものとして、下記3つをご紹介しました。
- 目標管理
- 人材育成管理
- さまざまなデータの管理
タレントマネジメントで見える化された情報は正しく管理し、活用することで、様々な情報を教えてくれます。これからも企業が掲げている目標達成に向けて、成長を続けていくためにも、タレントマネジメント導入し様々な最新のデータを集めて活用してみてはいかがでしょうか。
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